Đào tạo nhân viên mới là hoạt động quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, góp phần xây dựng nguồn nhân lực, thu hút nhân tài hiệu quả. Vậy đào tạo nhân viên là gì? Quy trình đào tạo nhân viên như thế nào hiệu quả? Cùng Langmaster tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây nhé!

1. Đào tạo nhân viên là gì?

Đào tạo nhân viên là quá trình, hoạt động cung cấp kiến thức, kỹ năng và những thông tin cần thiết để nhân viên có thể thực hiện công việc hiệu quả. Mục tiêu của đào tạo nhân viên là giúp nhân viên hiểu về doanh nghiệp, đồng thời phát triển, nâng cao năng lực để đáp ứng yêu cầu công việc, góp phần vào sự phát triển của tổ chức.

Đào tạo nhân viên là gì?

2. Tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên

2.1 Đối với doanh nghiệp

Đào tạo nhân viên mới đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Cụ thể:

• Nâng cao năng lực lao động: Thông qua các hoạt động đào tạo sẽ giúp cung cấp kiến thức, kỹ năng cần thiết để người lao động có thể thực hiện công việc hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc.
• Tăng cường năng lực cạnh tranh: Nhân viên được đào tạo có chuyên môn sẽ giúp xây dựng tập thể phát triển, thích ứng linh hoạt với sự biến động của thị trường và công nghệ. Từ đó, giúp đêm đến sản phẩm/dịch vụ chất lượng, tăng cường năng lực so với các đối thủ cạnh tranh.
• Giảm chi phí, rủi ro: Nhân viên được đào tạo về chuyên môn, kỹ năng sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, đảm bảo về an toàn lao động và tránh các lỗi, rủi ro trong công việc.
• Tăng sự hài lòng của nhân viên: Cung cấp cơ hội học hỏi, đánh giá sẽ giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng, được phát triển, giúp tăng động lực làm việc, đồng thời có xu hướng cam kết gắn bó lâu dài với công ty.

Xem thêm: CHI TIẾT QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CHUYÊN NGHIỆP, HIỆU QUẢ

Tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên

2.2 Đối với người lao động

Đối với người lao động, quá trình đào tạo mang lại vai trò quan trọng. Cụ thể:

• Đào tạo cung cấp cơ hội để người lao động học hỏi, xây dựng và phát triển các kỹ năng mới để hoàn thành tốt công việc.
• Giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng, có cơ hội học hỏi, phát triển, từ đó họ có thể gắn bó và cống hiến cho doanh nghiệp nhiều hơn.
• Giúp nhân viên thích ứng với các kiến thức, xu thế mới, tạo cơ sở để họ phát triển, dễ dàng thích ứng với những biến động của công việc, thị trường.
• Những chương trình đào tạo có thể mở ra cơ hội tiến thêm trong sự nghiệp, bao gồm việc thăng cấp và đảm bảo những cơ hội phát triển sự nghiệp.

3. Quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo

Để xây dựng quy trình đào tạo của nhân viên thì doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu, mục tiêu của chương trình đào tạo. Bao gồm:

• Hoạt động đào tạo nhân viên là gì?
• Đào tạo kỹ năng gì cho nhân viên?
• Hoạt động đào tạo sẽ dành cho đối tượng nhân viên nào? Số lượng ra sao?
• Thời gian thực hiện đào tạo bao lâu?
• Cam kết về hoạt động đào tạo như thế nào?

Xác định nhu cầu đào tạo

Bước 2: Chuẩn bị môi trường, tài liệu đào tạo

Trước khi nhân viên mới bắt đầu Onboarding, thì công ty cần chuẩn bị cho hoạt động đào tạo của nhân viên mới. Bao gồm:

• Các trang thiết bị để nhân viên có thể làm việc hiệu quả như: chỗ ngồi làm việc, máy tính, sổ ghi chép,...
• Cung cấp tài liệu đào tạo liên quan đến văn hoá, chính sách, quy trình làm việc của doanh nghiệp,...

Bước 3: Giới thiệu nhân viên mới

Đối với nhân viên mới, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về mong muốn, nguyện vọng của họ để tạo môi trường làm việc tốt, phù hợp với họ. Điều này thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp với nhân viên, đồng thời, thể hiện mong muốn họ sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Sau đó, doanh nghiệp nên tổ chức một buổi giới thiệu ngắn nhằm giới thiệu nhân viên mới với bộ phận, doanh nghiệp bao gồm: họ tên, phòng ban làm việc, chức vụ,... để mọi người có thể giao tiếp, kết nối với nhau dễ dàng hơn. 

Bên cạnh đó, nhân sự công ty cần dẫn dắt nhân viên mới để giới thiệu cho họ về môi trường làm việc, sản phẩm của công ty, quy trình làm việc,... để họ dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc mới.

Xem thêm: ONBOARD LÀ GÌ? TẤT TẦN TẬT VỀ QUY TRÌNH ONBOARDING NHÂN VIÊN MỚI

Giới thiệu nhân viên mới

Bước 4: Thiết lập các mục tiêu cần đạt được cho nhân viên mới

Sau khi đã hoàn thành các bước cơ bản trong hoạt động đào tạo nhân viên mới, thì doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu cần đạt được. Bao gồm:

• Các thông tin doanh nghiệp như văn hoá, sản phẩm, giá trị cốt lõi,... của doanh nghiệp mà nhân viên cần nắm được.
• Chi tiết về quy trình làm việc
• Các kiến thức chuyên môn, kỹ năng cần xây dựng trong quá trình làm việc

Việc thiết lập mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đào tạo, đánh giá các buổi đào tạo. Đảm bảo hoạt động có thể cung cấp kiến thức, giải đáp thắc mắc đối với nhân sự.

Bước 5: Tiến hành đào tạo nhân viên

Sau khi đã xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đào tạo. Tuỳ vào mục tiêu đào tạo mà các nội dung sẽ bao gồm về: văn hoá doanh nghiệp, chính sách của công ty, định hướng, quy trình làm việc, kỹ năng đào tạo,... 

Trong quá trình đào tạo, người hướng dẫn nên truyền cảm hứng cho nhân viên, đồng thời xây dựng môi trường tương tác, thảo luận để chương trình được cởi mở và hoàn thiện hơn.

Tiến hành đào tạo nhân viên

Bước 6: Hỗ trợ nhân viên kịp thời

Để nhân viên mới cảm thấy được quan tâm, tránh bị “lạc lõng” trong một môi trường mới thì quản lý, phòng nhân sự cần thường xuyên theo dõi, hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên. 

Sau khoảng 1 - 3 tháng thử việc, đào tạo thì người quản lý cần cung cấp các đánh giá khách quan để nhân sự có thể phát triển năng lực, hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 

Bước 7: Đánh giá quy trình đào tạo nhân viên mới

Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần đánh giá về toàn bộ quy trình đó, đảm bảo tất cả nhân viên đều được đào tạo theo quy trình công khai, minh bạch và hưởng một môi trường làm việc phù hợp nhất. Hoạt động đánh giá bao gồm: 

• Hoạt động đào tạo đã đạt hiệu quả chưa?
• Số lượng nhân viên mới tham gia đào tạo như thế nào?
• Hoạt động đào tạo còn phần nào chưa phù hợp?
• Đề xuất các giải pháp để cải thiện quá trình đào tạo trong tương lai

Việc đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, có thể đưa ra các quyết định chính xác trong việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài.

Xem thêm: TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ: VAI TRÒ, QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

Đánh giá quy trình đào tạo nhân viên mới

4. Một số chương trình đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

4.1 Đào tạo trước khi làm việc

Đào tạo trước khi làm việc là hoạt động đào tạo định hướng dành cho nhân viên mới. Thông thường, hoạt động này sẽ bao gồm văn hoá doanh nghiệp, giá trị cốt lõi, môi trường làm việc, chính sách của tổ chức,... để nhân viên mới có thể nắm bắt và đánh giá mức độ phù hợp với doanh nghiệp.

4.2 Đào tạo tại nơi làm việc

Đào tạo tại nơi làm việc là hoạt động đào tạo, giới thiệu về kiến thức, lĩnh vực hoạt động và tính chất công việc để nhân viên nắm bắt được. Nó bao gồm kiến thức chuyên môn, kỹ năng, quy trình làm việc,... để nhân viên có thể nhanh chóng tham gia “guồng công việc” mới.

Đào tạo tại nơi làm việc

4.3 Đào tạo nâng cao kỹ năng

Đào tạo nâng cao kỹ năng là hoạt động đào tạo định kỳ của mỗi doanh nghiệp. Hoạt động này thường được xây dựng nhằm giúp người lao động nắm bắt xu hướng, nâng cao kỹ năng, chuyên môn của mình.

4.4 Đào tạo nhân viên kế thừa

Đào tạo nhân viên kế thừa là hoạt động dành cho nhân viên trong nội bộ công việc khi thăng tiến lên một vị trí mới có vai trò, trách nhiệm hơn. Hoạt động đào tạo này bao gồm các kiến thức, kỹ năng, quy trình làm việc từ những người có kinh nghiệm.

Đào tạo nhân viên kế thừa

4.5 Đào tạo kỹ năng lãnh đạo

Đào tạo kỹ năng lãnh đạo là chương trình dành cho những người quản lý, ban lãnh đạo nhằm nâng cao vai trò, giúp họ quản lý, phát triển doanh nghiệp một cách bền vững. Đào tạo kỹ năng lãnh đạo bao gồm kỹ năng chuyên môn, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý,...

4.6 Đào tạo theo nhu cầu phát triển cá nhân

Đào tạo theo nhu cầu phát triển cá nhân là tập trung đáp ứng nhu cầu, mục tiêu của các cá nhân cụ thể. Thay vì áp đặt chương trình đào tạo cố định chung cho mọi người thì sẽ “cá nhân hóa” trình độ, kỹ năng để đưa ra phương án đào tạo phù hợp. 

Xem thêm: LỘ TRÌNH THĂNG TIẾN: KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, QUY TRÌNH XÂY DỰNG

5. Các yếu tố cấu tạo nên quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

5.1 Kế hoạch đào tạo rõ ràng

Để quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả, thì việc xây dựng kế hoạch đào tạo rõ ràng là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo về mục tiêu đào tạo, nội dung chính, đối tượng tham gia, thời gian đào tạo, phương pháp đào tạo,... 

Một kế hoạch đào tạo chặt chẽ sẽ đảm bảo nhân viên mới tiếp nhận kiến thức, kỹ năng một cách hiệu quả nhất.

 Kế hoạch đào tạo rõ ràng

5.2 Sự chủ động của quản lý, HR

Với mỗi chương trình đào tạo thì nên có sự tham gia tích cực của các ban quản lý, phòng tuyển dụng, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về môi trường làm việc, văn hoá của tổ chức. Điều này sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy được hoan nghênh, động viên trong quá trình làm việc.

Đồng thời, việc ban quản lý tham gia chia sẻ, thảo luận sẽ giúp gắn kết được tổ chức và nhân viên. Giúp xây dựng một một trường làm việc phù hợp, tạo sự gắn bó lâu dài, bền chặt.

5.3 Phương pháp đào tạo đa dạng, hấp dẫn

Để quá trình đào tạo không bị nhàm chán và nhân viên mới có thể tiếp thu kiến thức một cách tốt nhất thì người đào tạo cần sử dụng linh hoạt các phương pháp đào tạo khác nhau. Bao gồm hướng dẫn trực tiếp, đào tạo bằng video, cung cấp tài liệu, chia sẻ, trao đổi và thảo luận,... 

Phương pháp đào tạo đa dạng, hấp dẫn

5.4 Tích hợp giữa học tập và thực hành

Trong quá trình đào tạo, doanh nghiệp nên kết hợp hài hòa giữa kiến thức lý thuyết và các tình huống thực tế. Điều này sẽ giúp nhân viên mới không chỉ học được kiến thức mà còn có cơ hội áp dụng trong môi trường công việc, tạo nên một trải nghiệm đào tạo chân thực, giúp họ nhanh chóng thích nghi và đóng góp ngay từ giai đoạn đầu. 

5.5 Đánh giá, phản hồi minh bạch

Thông qua các buổi đào tạo, doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá, phản hồi thường xuyên để tạo sự kết nối giữa người lao động và doanh nghiệp. 

Đầu tiên, với nhân viên mới thì có thể cải thiện năng lực, kỹ năng làm việc còn thiếu. Còn đối với doanh nghiệp, có thể hoàn thiện về chương trình đào tạo, giúp xây dựng môi trường làm việc lý tưởng.

Đánh giá, phản hồi minh bạch

6. Những lưu ý trong quy trình đào tạo nhân viên mới

Việc đào tạo nhân viên mới đóng vai trò quan trọng với mọi doanh nghiệp, tốn nhiều thời gian, chi phí. Vì thế, trong quá trình này, doanh nghiệp cần lưu ý những điều dưới đây:

• Chuẩn bị kỹ lưỡng về các chương trình, nội dung đào tạo. Bao gồm thông tin về công ty, môi trường làm việc, chương trình đào tạo chuyên môn, kỹ năng,...
• Cung cấp thông tin vừa đủ trong các buổi đào tạo, tránh trường hợp nhân viên bị quá tải, cảm thấy bị áp đặt
• Chứng minh giá trị cốt lõi của doanh nghiệp và cách chúng được thể hiện trong hành vi hàng ngày để nhân viên mới có thể nắm rõ.
• Luôn khuyến khích sự trao đổi, thảo luận giữa nhân viên mới và người đào tạo để tạo môi trường làm việc tích cực.
• Hỗ trợ liên tục quá trình sau đào tạo hoặc xây dựng kênh giao tiếp mở để nhân viên mới có thể đặt câu hỏi và nhận sự hỗ trợ khi cần thiết.
• Đưa ra những đánh giá, cam kết của nhân viên sau hoạt động đào tạo, bao gồm hiệu suất, KPI, bài test đánh giá,...

Những lưu ý trong quy trình đào tạo nhân viên mới

Phía trên là toàn bộ về quy trình đào tạo nhân viên mới, hy vọng những chia sẻ ở trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng một môi trường làm việc tốt, lý tưởng. Ngoài ra, đừng quên truy cập tiếng Anh giao tiếp Langmaster để cập nhật cơ hội việc làm, kiến thức nghề nghiệp mới nhất nhé!